5 conseils pour mieux manager son équipe à distance

L’année 2020 a donné une opportunité inédite et aussi une mission aux managers : communiquer et collaborer avec leurs équipes à distance. Dès lors un des enjeux voire mission a été de monter rapidement en compétence sur des outils, savoir-faire, rituels, postures… La liste est longue et le temps d’adaptation restreint a souvent obligé d’assurer le minimum et d’avancer “comme on peut”.

Dans un contexte où le retour à « l’ancienne normale » est encore très loin, c’est l’occasion pour ces (nouveaux) « remote managers » qui n’ont pas encore eu le temps d’établir leurs marques de faire les choses correctement.

Si nous reprenons l’exemple du remote management, on voit que ce qui fonctionne dans la proximité d’un bureau ne se traduit plus de la même manière à distance.  

Alors comment casser ou raccourcir l’éloignement qu’engendre le travail à distance?

Voici nos astuces pour booster (vite) l’efficacité de votre management à distance; utilisez ces conseils et découvrez comment aborder de nouvelles approches avec vos néo-collaborateurs.

Utilisez la vidéo autant que vous le pouvez

Une grande partie de la communication inter-personnelle est non verbale (certains estiment qu’elle représente plus de 50%). Passer d’une collaboration de proximité à une collaboration à distance doit s’accompagner de nouveaux usages et de nouveaux modes. 

Dans la communication écrite, les mots peuvent apparaître agressifs ou pas aussi impactants que vous le souhaitiez. Si vous devez passer par le chat ou l’email, pensez aux emojis et GIFs pour transmettre vos émotions. 

Pour la communication orale, il devient nécessaire de retrouver des indices visuels. La vidéo vous en dit beaucoup plus qu’un appel téléphonique. Et avec autant de solutions gratuites et peu coûteuses de visioconférence (comme Skype, Google Meet, Teams et Zoom), il n’y a aucune raison de ne pas passer à la vidéo chaque fois que vous le pouvez. 

Sachez toutefois que vous rentrez dans l’intimité de vos collaborateurs. Certains ne voudront pas allumer leur caméra. Allez-y avec délicatesse.

Sur-communiquez

Prenez  le temps pour des tête-à-tête plus long !

Dégagez aussi un peu de temps pour parler de la pluie et du beau temps. La célèbre machine à café d’entreprise est un lieu de débat et d’échanges informelles, un endroit où les relations se renforcent et même un lieu d’idée et de créativité.

Le télétravail peut vite signifier être privé de ces moments routiniers quotidiens, surtout lorsque votre agenda s’est transformé en plage horaire de visio de 30 à 60 mn qui s’enchaînent sans discontinuer dans la journée. Il est facile de s’appeler simplement pour les tâches en cours et puis quitter la salle visio ou fermer la conversation sur Slack et reprendre son activité. Dans certains cas, c’est exactement ce que vous devez faire. Dans d’autres, vous allez passer à côté d’une partie essentielle du management.

Pour que votre équipe reste une équipe, n’hésitez pas à établir une relation avec * chaque * membre de votre équipe au-delà du cadre formel. Cette relation ne vient pas de travailler et de parler du travail, elle vient du fait de les connaître en tant que personne à part entière. Démontrez que vous vous souciez d’eux est important pour eux et essentiel pour que vous compreniez vraiment leurs motivations. Prendre le temps de le faire les fera également aimer travailler avec vous. Et vous, réussissez-vous à positionner ce temps gratuit à vos collaborateurs dans votre agenda?

Faites preuve de flexibilité et d’empathie

Par ailleurs, si le lieu de travail procure une homogénéité des conditions de travail, pouvez-vous en dire autant du domicile de chacun de vos collaborateurs? La réponse est évidemment « non ». 

Certains partagent leur espace avec un conjoint, des enfants. Certains ont une pièce aménagé en bureau, d’autres doivent lancer leurs réunions la chambre des enfants ou la salle de bain. Certains sont dans un café en bas de chez eux car ils doivent partager leur connexion internet avec les autres personnes du foyer. Certains peuvent avoir des difficultés dans leurs relations personnelles. 

Les managers doivent comprendre et accepter ces circonstances uniques de chaque collaborateur.

Si flexibilité et empathie sont de mises, il n’en est pas moins important d’avoir des règles afin de ne pas finir par avoir une collection de cas particuliers au détriment d’un fonctionnement globale de l’équipe ou de l’entreprise.

Et vous comment avez-vous organisé cette flexibilité du télétravail?


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Concentrez-vous sur les résultats, pas sur leurs activités

Définissez clairement les objectifs et les résultats souhaités pour l’ensemble de votre équipe, puis permettez aux employés de se les approprier et d’élaborer un plan d’exécution en fonction de leur créativité et de leur capacités.

Pensez aussi du temps à définir le but et les enjeux de ces résultats. 

Définir le POURQUOI est toujours essentiel pour éveiller les émotions chez vos collaborateurs, leur donner une conviction, de les connecter aux missions et de leur donner le moyen d’évaluer leurs actions. 

Dans cette nouvelle ère remplie d’incertitude et de complexité, le fait d’assurer que chacun connaît l’objectif général et son rôle dans la réussite de l’équipe est fondamental pour une équipe travaillant à distance.

Alors que depuis presque 60 ans on se concentre à piloter l’activité, ne faut-il pas aujourd’hui revenir sur une responsabilité du collaborateur encadré par une attente de ses résultats? Avez-vous déjà entendu parlé de OKR?

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Guidez plus que gérez et surtout résistez à l’envie de micromanager.

Les meilleurs managers orientent et coachent plus que «gérer». Ils comprennent également les nuances et les différences entre les disciplines du leadership et du management. Dans un environnement éloigné, il est de toute façon encore plus difficile de micro manager. 

Vous ne devriez pas avoir à regarder par-dessus les épaules de votre équipe pendant qu’ils sont au bureau, donc vous ne devriez pas avoir à le faire non plus lorsqu’ils sont éloignés. 

Si vous avez déjà suivi notre conseil n°4 au dessus, faites confiance à votre équipe, communiquez plus souvent, écoutez-les, demandez des nouvelles plus souvent, créez de nouvelles routines de travail pour toute l’équipe et concentrez-vous sur les KPIs traçables.

Chacun des cinq conseils ci-dessus entrent dans la catégorie “simples mais pas faciles”. Ils demandent du temps, de l’attention et de la cohérence. Votre équipe vous remerciera. Votre entreprise en bénéficiera. Et vous serez sûrement plus équipés pour naviguer dans les eaux troubles du changement. Alors, lancez-vous, un conseil à la fois !

Mais parfois, cela nécessite une aide extérieure, de nouvelles solutions à plus grande échelle, surtout quand vous êtes plusieurs à avoir des difficultés dans le management à distance au sein d’une même entreprise. Les consultants en efficacité managériale b-flower peuvent apporter à votre entreprise de solutions optimisées pour que votre organisation puisse adopter ensemble une nouvelle méthode de management et de travail, distanciel ou présentiel, plus efficace, plus positive et plus collective

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