Optimisez la gestion de votre temps en 5 points clés !

Le temps est aujourd’hui, encore plus qu’hier, une denrée rare. Avec des organigrammes aplatis, les collaborateurs doivent être toujours plus autonomes, gérer et piloter leur quotidien avec des frontières entre le pro et le perso qui s’effacent. Je rencontre 1000 collaborateurs par an et parmi eux, vous trouverez des nouveaux vendeurs, des vendeurs expérimentés, des chefs de ventes et des directeurs commerciaux. Tous ont un point en commun : ils courent après le temps ! C’est pour cette raison que j’ai décidé de partager avec vous 5 conseils pratiques pour retrouver de l’oxygène dans votre planning surchargé et réussir à mieux le gérer.

 

1- Comptabilisez votre quotidien

Pour démarrer dans les meilleures conditions, rien de tel qu’une bonne prise de conscience. Pour y parvenir, c’est très simple : il suffit de mesurer, comptabiliser comment sont remplies vos journées et vos semaines. Vous pouvez vous munir d’un stylo, d’un cahier et de votre montre, ou bien utiliser une des nombreuses applications qui permettent de comptabiliser votre quotidien. A ce stade, vous aurez une description factuelle de la manière dont vous occupez vos journées. De plus, le fait de prendre soin de noter ce que vous faites et le temps que vous y passez, vous rend beaucoup plus attentif et conscient de ce à quoi vous passez votre temps. La réalité et la perception de nos agendas sont parfois très différentes. Il existe plusieurs appli qui permettent de « comptabiliser votre quotidien ». Par exemple, grâce à l’application Toggl, vous avez deux modes à votre disposition : le premier est le mode Manuel et le second est le mode Timer, qui lance un chronomètre au moment où vous démarrez votre activité, ce qui sera plus fidèle à la réalité. Pour que cette expérience soit la plus rentable pour vous, je vous invite à la vivre pendant une semaine ou deux. De cette manière, vous bénéficierez d’une vision plus réaliste de ce à quoi vous occupez vos journées et la manière dont vous souhaitez les appréhender dans le futur.

 

2- Ayez une vision claire de vos priorités

Le 2e point clé pour optimiser la gestion de votre temps, c’est d’avoir la vision la plus claire possible de vos priorités, de ce qui vous est le plus important. Voici quelques questions que je me pose régulièrement pour distinguer si cela vaut le coup d’accepter un nouvel engagement :

  • A quoi ressemblerait mon agenda sans ce nouvel engagement ? Autrement dit, en balayant la liste de mes tâches déjà planifiées, je me demande si c’est réaliste d’accepter, compte tenu du temps disponible qu’il me reste. Et qu’est-ce que je pourrais faire de plus ou de moins selon mon choix ?
  • Dans une perspective plus profonde ou à long terme, je peux aussi me demander : sur mon lit de mort, vais-je regretter de ne pas l’avoir fait ?

Pour faciliter l’appréciation de votre agenda en fonction de ce qui vous est important, autrement dit selon vos valeurs, Stephen R. Covey propose d’établir sa mission de vie (son livre : Donner la priorité aux priorités). Grâce à cette constitution, vous avez une idée précise, par rôle, de ce que vous souhaitez être et devenir. Donc en tant que père, mari, en tant que membre d’une entreprise ou d’une association, en tant que responsable de secteur ou vendeur, en tant que manager, sportif…vous établissez vos objectifs, vos destinations. C’est un exercice passionnant auquel mon épouse et moi-même avons participé. Nous l’avons imprimé et notre mission est maintenant affichée dans la cuisine. Elle nous rappelle en permanence nos priorités et à voir plus grand et plus loin. Vous pouvez le faire à titre personnel, en couple ou à l’échelle de votre équipe/famille grâce à ce lien : https://msb.franklincovey.com/missions/login

 

3- Regroupez vos tâches en séquences homogènes

Cela veut dire de regrouper par exemple tous les appels ensemble, les offres ensemble, les études ensemble, les achats ensemble, les activités à l’extérieur ensemble et les activités à l’intérieur ensemble. Le bénéfice réside dans l’économie que vous faites de vos déplacements ou de vos ressources. En plus, cela vous préserve des nombreuses minutes nécessaires à vous relancer sur un rythme de croisière. Quand vous interrompez un chiffrage pendant 5 minutes pour répondre à un appel, puis que vous revenez à ce chiffrage, cette interruption est en réalité plus longue que 5 minutes. Toutes ces interruptions qui viennent de l’extérieur, ou que vous provoquez en commençant plusieurs choses en même temps, vous coûtent des jours, voire des semaines à la fin de l’année, alors imaginez à l’échelle d’une équipe !

 

4- Apprenez à dire non

Sur le papier, ça à l’air facile et finalement, c’est un vrai défi pour beaucoup de collaborateurs que je rencontre. Même avec un emploi du temps déjà surchargé, certains collaborateurs vont jusqu’à se mettre en danger, sur le plan professionnel ou personnel, en acceptant la demande de leur manager, de leur collègue, client, de leur conjoint ou en étant trop optimiste quand ils se chargent individuellement la mule. Comment faire ? Systématiquement avant de répondre, j’aime bien me poser 3 questions :

  • Pourquoi moi ? Autrement dit, qui pourrait le faire à ma place ?
  • Est-ce que j’apporte une réelle valeur ajoutée ?
  • Pourquoi maintenant ?

Ensuite, vous pouvez préparer et proposer des alternatives : par exemple, accepter d’aider mais plus tard. J’ai remarqué que bon nombre de demandes se traitent d’elles-mêmes au bout de 30 minutes. Soit les personnes qui vous sollicitent finissent par se dépanner toutes seules ou elles trouvent quelqu’un d’autre sur qui s’appuyer. Pour les sollicitations plus ambitieuses, la manière dont vous allez répondre devra être la plus élégante possible et une solution alternative sera aussi appréciée.

Enfin, si vous prenez le temps de rédiger votre mission de vie, cela revient à dire à qui et à quoi vous dite oui en priorité. Du coup, c’est plus facile de dire non quand on sait précisément ce que l’on veut pour soi, sa famille, son business, son job, sa carrière…

 

5- Fixez-vous des échéances

C’est en visionnant la vidéo sur la procrastination par Tim Urban*, qui totalise plus d’une vingtaine de millions de vues, que j’ai souhaité revenir sur la notion de deadline. Je vous invite évidemment à la regarder, parce qu’au-delà d’être instructive, elle est faite avec humour. Dans les grandes lignes, elle nous apprend comment fonctionne le cerveau. Il y a deux types de procrastinateurs : ceux avec deadlines, qui sont sauvés par ces échéances qui activent dans notre cerveau une peur qui nous pousse à agir, et les procrastinateurs sans deadlines, qui repoussent éternellement et s’enlisent petit à petit et inévitablement. Notre cerveau a besoin de deadlines, sans quoi nous nous dispersons, pas seulement pour un projet mais bien dans tous les domaines de notre vie.

* vidéo que vous pouvez visionner en cliquant ici : https://www.youtube.com/watch?v=arj7oStGLkU

 

Voici donc les 5 conseils qui fonctionnent pour moi et mes clients, et que je souhaitais partager avec vous. Je ne vous demande pas de me croire sur parole. Testez-les et dites-moi quels résultats ils produisent pour vous ! (en commentaires ci-dessous ou en nous contactant ici)

Consultant

Antoine est Consultant en transformation et animateur du changement à l’agence de Cannes. Ses 9 ans d’expérience terrain de la vente et de la prescription lui permettent de mieux appréhender les problématiques de ses interlocuteurs. Depuis qu’il a intégré b-flower en 2014, il a formé plus de 3000 personnes tel que chez Arkopharma et chez Axa. Il retire une réelle satisfaction de son travail lorsqu’il voit ses participants reconnaissant des progrès qu’ils ont accompli.

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