6 conseils pour mieux manager son équipes à distance

L’année 2020 a donné une opportunité inédite et aussi une mission au manager : communiquer et collaborer avec son équipe à distance.

L’année 2021 a confirmé cette opportunité en y ajoutant une contrainte: communiquer et collaborer avec son équipe dans un mode mixte – présentiel et distianciel.

Dès lors, un des enjeux pour le manager a été de monter rapidement en compétence sur des outils, savoir-faire, rituels, postures…

La liste est longue et le temps d’adaptation, restreint, a souvent obligé à assurer un minimum et à avancer “comme on peut”.

Aujourd’hui, pour le manager le « comme on peut » ne suffit plus. Il doit retrouver sa place dans le rouage de l’organisation, pour redonner à l’équipe un nouveau souffle, amener du sens, partager les informations et les nouvelles pratiques.

Notre article sur « L’évolution du management dans la période de crise » retrace l’évolution des enjeux entre Mars 2021 jusqu’à aujourd’hui pour les organisations et le management en particulier.

Une des erreurs typiques du manager dans la pratique du management à distance est de croire que le management à distance revient au même que manager à proximité.

Nous avons réalisé une enquête à cet effet. Retrouvez les résultats et nos conseils de mise en place.

Alors comment casser ou raccourcir l’éloignement qu’engendre le travail à distance?

Voici nos 6 astuces pour pratiquer le management à distance avec efficacité; utilisez ces conseils et découvrez comment mettre en œuvre de nouvelles approches avec vos collaborateurs à distance.

 

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1 – Utilisez la vidéo autant que vous le pouvez

Une grande partie de la communication inter-personnelle est non verbale (certains estiment qu’elle représente plus de 50%). Passer d’une collaboration de proximité à une collaboration à distance doit s’accompagner de nouveaux usages et de nouveaux modes.

Essayer de garder une communication visuelle avec votre équipe. La vidéo vous en dit beaucoup plus qu’un appel téléphonique. 

Votre entreprise a certainement mis en place des outils collaboratifs et de communication comme Microsoft Teams, Google Workspace (anciennement G Suite)…

Si ce n’est pas le cas, avec autant de solutions gratuites ou peu coûteuses de visioconférence (comme Skype, Google Meet, Teams et Zoom), il n’y a aucune raison de ne pas passer à la vidéo chaque fois que vous le pouvez.

Dans la communication écrite, les mots peuvent apparaître agressifs ou pas aussi impactants que vous le souhaitiez. 

Quand vous utilisez le chat ou l’email, pensez aux emojis et GIFs pour transmettre vos émotions.

Sachez toutefois qu’avec les caméras, vous pouvez entrer dans l’intimité de vos collaborateurs. Certains ne voudront pas allumer leur caméra. Allez-y avec délicatesse.

 

2 – Consacrer du temps à vos équipes

Prenez le temps pour des tête-à-tête plus longs avec les membres de votre équipe!

Dégagez aussi un peu de temps pour parler de la pluie et du beau temps. La célèbre machine à café d’entreprise est un lieu de débat et d’échanges informels, un endroit où les relations se renforcent et même un lieu d’idée et de créativité.

Le télétravail peut vite signifier être privé de ces moments routiniers quotidiens, surtout lorsque votre agenda s’est transformé en plage horaire de visio de 30 à 60 mn qui s’enchaînent sans discontinuer dans la journée. 

Il est facile de s’appeler simplement pour les tâches en cours et puis quitter la salle visio ou fermer la conversation sur Slack et reprendre son activité. Dans certains cas, c’est exactement ce que vous devez faire. 

Dans d’autres, vous allez passer à côté d’une partie essentielle du management.

Pour maintenir les liens de votre équipe, n’hésitez pas à établir une relation avec chaque membre au-delà du cadre formel. 

Ce temps passé à connaître vos collaborateurs en tant que personne à part entière sera bénéfique pour tous.

Vous démontrerez que vous vous souciez d’eux et cela vous permettra de vraiment comprendre leurs motivations. En retour, ils apprécieront de travailler avec vous et vous feront plus confiance. 

Et vous, réussissez-vous à positionner ce temps gratuit à vos collaborateurs dans votre agenda?

 

3 – Faites preuve de flexibilité et d’empathie

Par ailleurs, si le lieu de travail procure une homogénéité des conditions de travail, pouvez-vous en dire autant du domicile de chacun de vos collaborateurs? La réponse est évidemment « non ».

Certains partagent leur espace avec un conjoint, des enfants. Certains ont une pièce aménagée en bureau, d’autres doivent lancer leurs réunions dans la chambre des enfants ou la salle de bain. La liste de chaque particularités est longue.

Les managers doivent comprendre et accepter ces circonstances uniques de chaque collaborateur.

Si flexibilité et empathie sont de mises, il n’en est pas moins important d’avoir des règles afin de ne pas finir par avoir une collection de cas particuliers au détriment d’un fonctionnement global de l’équipe ou de l’entreprise.

Et vous, comment avez-vous organisé cette flexibilité du télétravail?

 


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4 – Concentrez-vous sur les résultats, pas sur leurs activités

Définissez clairement les objectifs et les résultats souhaités pour l’ensemble de votre équipe, puis permettez aux employés de se les approprier et d’élaborer un plan d’exécution en fonction de leur créativité et de leurs capacités.

Prenez aussi du temps à définir le but et les enjeux de ces résultats.

Cela éclaire le POURQUOI, donne du sens à l’action et améliore la motivation de l’équipe.

En effet, le POURQUOI est toujours essentiel pour éveiller les émotions chez vos collaborateurs, leur donner une conviction, de les connecter aux missions et de leur donner le moyen d’évaluer leurs actions en toute autonomie.

Dans cette nouvelle ère remplie d’incertitude et de complexité, le fait d’assurer que chacun connaît l’objectif général et son rôle dans la réussite de l’équipe est fondamental pour une équipe travaillant ensemble et à distance.

Alors que depuis presque 60 ans on se concentre à piloter l’activité, ne faut-il pas aujourd’hui revenir sur une responsabilité du collaborateur encadrée par une attente de ses résultats? Avez-vous déjà entendu parler de OKR?

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5 – Guidez plus que gérez et surtout résistez à l’envie de micro-manager.

Dans un environnement « distendu », il est de toute façon encore plus difficile de micro manager.

Vous ne devriez pas avoir à regarder par-dessus les épaules de vos salariés pendant qu’ils sont au bureau, donc vous ne devriez pas avoir à le faire non plus lorsqu’ils sont éloignés.

Si vous avez déjà suivi notre conseil n°4 au dessus, faites confiance à votre équipe, communiquez plus souvent, écoutez-les, demandez des nouvelles plus souvent, créez de nouvelles routines de travail pour toute l’équipe et concentrez-vous sur les KPIs traçables.

 

6 – Apprendre à former à distance

Dans notre article « Les missions du manager », nous précisons les différentes responsabilités qui incombent au manager et le développement des compétences de son équipe en fait partie.

La formation en continue de vos équipes doit pouvoir se prolonger en dehors des temps présentiels.

Et reproduire une formation présentielle en distancielle vous fera perdre du temps à vous et vos équipes.

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Chacun des 6 conseils entrent dans la catégorie “simples mais pas faciles”. 

Ils demandent du temps, de l’attention et de la cohérence. Votre équipe vous remerciera. 

Votre entreprise en bénéficiera. Et vous serez sûrement plus équipés pour naviguer dans les eaux troubles du changement. 

Alors, lancez-vous, un conseil à la fois !

 

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Et ces articles peuvent vous aider à aller plus loin:

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